Betriebsveranstaltungen: Welche Fallstricke zu beachten sind

11.02.2018

Seit 2015 gilt für Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 € pro Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer. Zuwendungen, die Arbeitnehmer anlässlich solcher Veranstaltungen vom Arbeitgeber erhalten (z.B. in Form von Speisen, Getränken, Musik), können bis zu dieser Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleiben; nur für die übersteigenden Kosten fallen Lohnsteuer und (mitunter) Sozialversicherungsbeiträge an. Beansprucht werden kann der Freibetrag für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Beispiel: Ein Arbeitgeber veranstaltet für seine Arbeitnehmer im Jahr 2017 die folgenden vier Betriebsveranstaltungen: Betriebsausflug für 80 € je Teilnehmer, Pensionärstreffen für 40 € je Teilnehmer, Jubiläumsfeier (für alle Jubilare der Firma) für 70 € je Teilnehmer und Weihnachtsfeier (für alle Arbeitnehmer) für 90 € je Teilnehmer.

Lösung: Für den Arbeitgeber empfiehlt es sich, den Freibetrag für die beiden teuersten Veranstaltungen - den Betriebsausflug und die Weihnachtsfeier - in Anspruch zu nehmen, um eine bestmögliche Steuerfreistellung zu erreichen. Der geldwerte Vorteil aus den anderen beiden Veranstaltungen von jeweils 40 € und 70 € kann vom Arbeitgeber zudem mit einem pauschalen Steuersatz von 25 % lohnversteuert werden.

Nutzt der Arbeitgeber die 25%ige Lohnsteuerpauschalierung (z.B. für Zuwendungen oberhalb der 110-€-Grenze), bleibt auch der pauschal besteuerte Lohn sozialversicherungsfrei. Das gilt allerdings nur, wenn die Steuerpauschalierung bis zum 28.02. des Folgejahres (= bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung) vorgenommen wird. Der Arbeitgeber muss die Pauschalsteuer bis zu diesem Zeitpunkt anmelden und abführen, damit Sozialversicherungsfreiheit eintritt.

Arbeitgeber sollten beachten, dass der 110-€-Freibetrag nur beansprucht werden kann, wenn die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Eine hierarchische Beschränkung der Feier (z.B. nur auf Führungskräfte) wird steuerlich nicht gefördert.

Dürfen Arbeitnehmer eine Begleitperson zu einer begünstigten Betriebsveranstaltung mitbringen, müssen ihnen die Kosten für diese Person zugerechnet werden, so dass die 110-€-Grenze bei ihnen schneller überschritten werden kann.

Wird der Kostenrahmen von 110 € einschließlich Umsatzsteuer eingehalten, ergeben sich für den Arbeitgeber in der Regel keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen; der Vorsteuerabzug aus den Kosten der Feier bleibt weiterhin möglich. Wird die Grenze von 110 € überschritten, liegt jedoch umsatzsteuerlich eine unentgeltliche Zuwendung an den Arbeitnehmer vor. In diesen Fällen ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

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